〜シンプルな構造に徹し、記事更新のチェック体制を充実〜
新しいシステムの導入で、ITのスキルに関わらず更新作業が簡単にできるようになり、職員のホームページに対する考え方が変わってきました。以前はほとんど更新されていなかったページもありましたが、各課で更新の頻度がかなり高まりました。
更新情報のチェックは、従来の一段階から二段階のチェックに変更しました。新システムの導入と同時に庁内のネットワーク、文書管理システム、グループウェアも導入したので、ホームページの情報更新のチェックと承認を庁内のメール機能と連動させるようにして承認者への依頼をメールで通知するようにしました。
【一次認証】
まず担当者が更新記事をテンプレートで作成して承認依頼ボタンを押す。
→所属長にメールが届き、記事内容をチェックして承認ボタンを押す。
【二次認証】
→各所属長から情報化推進係の担当者へ二次承認依頼メールが届く。
アクセシビリティのガイドラインに添って作成されているかをチェックして承認する。
→その後公開される
と、いうような流れになっています。
システムが動き始めた当初は、承認依頼のメールに気付かずに記事更新が止まることもありましたが、その後はスムーズに行っています。
情報の更新については情報化推進係が最終審査をする立場にあるので、毎日全ての更新情報をチェックしています。入力に問題があったサイトについては、担当者に理由を付けて差し戻します。次に作成するときに意識してほしいので、たとえ一文字違っていても修正をお願いしています。新しいシステムでは、差し戻しボタンを押すと、情報の作成者に差し戻しのメールが発信されます。導入当初は修正件数が多くて大変でしたが、最近は徹底されてきています。
更新頻度の高いページの例
まちの話題
https://www.city.nisshin.lg.jp/department/sougou/jouhou/4/index.html
以下は、このページの奥付です
原本作成日: 2007年8月3日; 更新日: 2021年2月1日;